Tietosuoja
Yleistä
Tämä www-sivusto www.grundsten-valtonensukuseura.fi on kokonaisuudessaan Grundsten-Valtonen sukuseura r.y:n omistama sivusto, joka tarjotaan kaikkien vapaasti luettavaksi lukuunottamatta sivuja, jotka on tarkoitettu vain sukuseuran jäsenten käyttöön.
Huolimatta vilpittömästä pyrkimyksestämme pitää nämä sivut ajan tasalla ja tiedoiltaan oikeina, nämä sivut voivat kuitenkin sisältää asiavirheitä ja osittain vanhentunutta tietoa ja siksi lukijan tulee varmistaa tärkeäksi kokemansa tiedot myös muista lähteistä.
Sivut sisältävät linkkejä kolmannen osapuolen internet-sivuille - ne aukeavat erilliseen ikkunaan tai selaimen uudelle välilehdelle. Kolmannen osapuolen sivujen saatavuutta, sisällön ja tietojen oikeellisuutta emme voi taata emmekä ottaa niiden sisällöstä vastuuta, huolimatta siitä, että pyrimme viittaamaan vain asiallisesti luotettaviin tai luotettavalta vaikuttaviin sivuihin. On myös mahdollista, että näillä omilla sivuillamme olevat linkit kolmannen osapuolen sivuille eivät kaikki toimi emmekä voi niiden toimivuutta aina taata.
On suotavaa, että lukija tarkistaa tarvitsemansa tiedot myös muista - tarpeen vaatiessa myös virallisista lähteistä. Vastuu näiden tietojen käyttämisestä ja sen seurauksista jää kullekin lukijalle itselleen. Näillä sivuilla antamiemme tietojen käytöstä mahdollisesti aiheutuneista vahingoista vastaa yksin tietojen käyttäjä.
Tekijänoikeudesta
Allaolevassa tekstissä sana "aineisto" tarkoittaa mitä tahansa valokuvia, videokuvaa, ääntä, piirroksia, tekstiä tai niiden yhdistelmää.
Näillä www.grundsten-valtonensukuseura.fi -osoitteessa olevilla www-sivuilla esitetty aineisto on tekijänoikeuslailla suojattua. Näillä sivuilla esitetyn aineiston tekijänoikeuden omistaa Grundsten-Valtonen sukuseura r.y. ellei ao. sivulla ole tekijäksi toisin merkitty.
Aineiston kopioiminen missä tahansa muodossa ilman oikeudenomistajan lupaa on kielletty siten kuin Suomen tekijänoikeuslaki määrää. Samoin aineiston julkaiseminen, jakelu ja muu levittäminen missä tahansa muodossa ilman oikeudenomistajan lupaa on kielletty saman lain nojalla.
Aineiston kaupalliseen käyttöön ja levitykseen on pyydettävä erillinen kirjallinen lupa oikeudenomistajalta. Kaupalliseksi käytöksi luetaan myös julkaisu vastikkeellisesti jaettavassa sukukirjassa.
Tietosuojaseloste
(Päivitetty 19.6.2018)
Yhdistyksemme Grundsten-Valtonen sukuseura ry kunnioittaa ihmisten yksityisyyttä ja olemme sitoutuneet noudattamaan yksityisyydensuojaa koskevia EU:n ja Suomen lakeja ja asetuksia sekä muita viranomaisohjeita. Tässä tietosuojaselosteessa kerrottuja käytäntöjä sovelletaan vain yhdistyksen omassa toiminnassa.
Tietosuojaseloste sisältää seuraavat asiat:
- Käsitteet
- Miten yhdistyksemme kerää henkilötietojasi
- Mitä tietoja me keräämme ja käsittelemme sinusta
- Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
- Kuka henkilötietojasi käsittelee
- Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi
- Miten tietosi on suojattu
- Kenelle ja mihin luovutamme tietojasi
- Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
- Miten sinun tulee toimia käyttääksesi sinulle kuuluvia oikeuksiasi
- Henkilötietojen käsittelyä koskevat ilmoitukset sekä oikeuksien käyttöön liittyvät pyynnöt
- Viitetiedot
Käsitteet
Henkilötieto on mikä tahansa tieto, joka voidaan yhdistää sinuun henkilönä.
Jäsenrekisteri on luettelo yhdistyksen jäsenistä.
Käyttäjärekisteri on luettelo yhdistyksen tarjoaman palvelun rekisteröityneistä käyttäjistä.
Rekisterinpitäjä on Grundsten-Valtonen sukuseura ry.
Käsittelijä on henkilötietoja toimensa mukaisesti käsittelevä henkilö esim. jäsensihteeri.
Palvelu on mikä tahansa yhdistyksen tarjoama palvelu esim. matka, luentotilaisuus, sähköinen palvelu verkkosivuilla tai mobiilisovellus. Ks. tarkemmin kohdasta ’Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi’.
Miten yhdistyksemme kerää henkilötietojasi
Yhdistyksemme kerää henkilötietojasi vain sinulta itseltäsi ja omalla suostumuksellasi. Voit antaa henkilötietojasi sähköpostiviestissä, kirjeitse, puhelimitse tai kahdenkeskisessä keskustelussa kasvokkain.
Mitä tietoja me keräämme ja käsittelemme sinusta
Keräämme sinusta seuraavat tiedot jäsenrekisteriimme: etunimi*, sukunimi*, katuosoite*, postinumero*, postitoimipaikka*, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Sinun on annettava tähdellä merkityt tiedot, jotta sinut voidaan merkitä jäsenrekisteriimme.
Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
Käytämme antamiasi henkilötietoja jäsenrekisterin ylläpitämistä, laskutusta, jäsenkirjeiden postitusta ja yhteydenpitoa varten sinun ja yhdistyksemme välillä sekä yhdistyksemme tarjoamien palveluiden toteuttamiseksi.
Kuka henkilötietojasi käsittelee
Henkilötietojasi pääsee näkemään ja käsittelemään vain määrätyt yhdistykseemme kuuluvat henkilöt, joilla on siihen oikeus tehtäviensä takia. Tällaisia henkilöitä ovat jäsensihteeri, taloudenhoitaja ja jäsenjulkaisun postittaja. Yhdistyksemme jäsensihteerinä toimii yhdistyksen puheenjohtaja.
Lisäksi matkan tai tilaisuuden järjestävä henkilö voi kerätä ja käsitellä osallistujien henkilötietoja, kun henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn on oikeuttava syy. Tällainen syy voi olla esim. laskutus.
Yhdistyksen sähköpostia pääsee käyttämään vain puheenjohtaja.
Yhdistyksemme hallituksen jäsenillä ja toimihenkilöillä on rajoitettu oikeus nähdä yksittäisen jäsenen, jäseneksi hakevan tai jäsenyytensä päättävän henkilön henkilötietoja. Oikeus koskee vain tilannetta, jossa tehdään henkilöä koskevia päätöksiä. Näistä henkilöä informoidaan aina erikseen.
Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi
Jäsenkirjeet ja muut jäsenille tarkoitetut tiedotteet
Yhdistyksemme jäsenkirjeet ja tiedotteet postitetaan jäsenrekisteriin antamiesi nimi- ja osoitetietojen perusteella.
Verkkosivusto
Verkkosivuillamme ei kerätä ja käsitellä henkilötietojasi. Vain yhdistyksen puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot julkaistaan verkkosivuillamme.
Matkat, luennot ja muut tilaisuudet
Sinulta voidaan kerätä ja käsitellä henkilötietojasi ilmoittautuessasi tai osallistuessasi yhdistyksemme järjestämälle tai välittämälle matkalle, luennolle tai muuhun tilaisuuteen, kun se on laskutus-, turvallisuus-, vakuutus- tai muusta syystä tarpeellista.
Sähköposti
Yhdistys ei tarjoa sähköpostipalveluja, mutta käyttää sähköpostia omassa viestinnässään. Yhdistys käyttää jäsenrekisteriin antamaasi sähköpostiosoitettasi yhteydenpitoon kanssasi.
Yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen tai yhdistyksemme hallituksen jäsenelle tai toimihenkilölle lähettämäsi sähköpostiviesti sisältää sähköpostiosoitteesi ja viestissä mahdollisesti antamasi muut henkilötietosi.
Miten tietosi on suojattu
Jäsenrekisteri on vain jäsensihteerin käytössä olevalla tietokoneella.
Yhdistyksen sähköposti on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Matkojen ja eri tilaisuuksien osallistujaluettelot ovat vain tilaisuuden järjestävän henkilön käytössä.
Kenelle ja mihin luovutamme tietojasi
Yhdistyksellä ei ole tarvetta luovuttaa henkilötietoja minnekään muualle kuin mitä EU:n asetukset ja Suomen laki edellyttää (mm. Suomen yhdistyslaki 11§).
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
Henkilötietojasi säilytetään EU:n asetusten ja Suomen lakien ja viranomaisohjeiden määräämä aika.
Jäseneksi hyväksyttyjen henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin jäsenyys on voimassa ja vielä enintään vuosi ja kaksi kuukautta sen jälkeen.
Hylättyjen jäsenhakemusten tiedot säilytetään enintään vuosi ja kaksi kuukautta jäsenrekisterissä.
Matkojen ja tilaisuuksien osallistujaluettelot säilytetään vain niin kauan kuin se on matkan tai tilaisuuden järjestämisen kannalta tarpeellista.
Sähköpostiviestit säilytetään vain niin kauan kuin se on kyseisen asian hoidon kannalta tarpeellista.
Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja niissä esiintyvät henkilötiedot säilytetään toistaiseksi.
Kirjanpitoaineistossa ja laskutuksessa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään kuten Suomen kirjanpitolain 10§ määrittää.
Miten sinun tulee toimia käyttääksesi sinulle kuuluvia oikeuksiasi
Kun haluat lisätietoja sinua koskevien henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää alla mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä henkilötietoja käsitteleviin yhdistyksen toimihenkilöihin verkkosivuiltamme löytyvien yhteystietojen avulla.
Sinulla on oikeus saada tietää käsitelemmekö sinun henkilötietojasi ja jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada nämä tiedot nähtäväksesi. Yhdistyksen hallituksen päätöksellä tarkastuspyynnöstä voidaan periä maksu, jos edellisestä tarkastuspyynnöstäsi on kulunut alle kuusi (6) kuukautta. Kulloinkin voimassa olevan maksun suuruus ilmoitetaan verkkosivuillamme.
Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Yhdistyksellä on kuitenkin oikeus vastustaa pyyntöä, jos henkilötietojen käsittelylle on oikeudelliset tai muuten pakottavat perusteet.
Voit kieltää henkilötietojesi käytön suoramarkkinointitarkoituksiin (mukaan lukien profilointi).
Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötietosi korjatuksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi.
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi edellyttäen, että jäsenyytesi yhdistyksessä on päättynyt eikä sinun ja yhdistyksen välillä ole keskeneräisiä hoidettavia asioita. Yhdistyksen pöytäkirjoissa ja muissa virallisissa historiadokumenteissa mahdollisesti esiintyviä henkilötietojasi ei kuitenkaan poisteta.
Sinulla on oikeus siirtää antamasi yhdistyksen rekistereissä olevat henkilötietosi sähköisessä muodossa toiseen järjestelmään. Sen toteuttamiseksi sinulla on oikeus saada henkilötietosi selkeästi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Henkilötietojen käsittelyä koskevat ilmoitukset sekä oikeuksien käyttöön liittyvät pyynnöt
Kun haluat lisätietoja sinua koskevien henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä henkilötietoja käsitteleviin yhdistyksen toimihenkilöihin verkkosivuiltamme löytyvien yhteystietojen avulla:
https://www.grundsten-valtonensukuseura.fi/yhteyst.html
tai sähköpostitse osoitteeseen (korvaa alla olevassa sähköpostiosoitteessa [a] merkintä merkillä @ ):
grundstenvaltonen[a]gmail.com
Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa.
Viitetietoja
Salossa, 19. kesäkuuta 2018
Grundsten-Valtonen sukuseura r.y:n puolesta
Simo Valtonen
Puheenjohtaja
Mikko Laihonen
Sihteeri, webmaster